Verimport làm được gì
Verimport là bộ công cụ import dữ liệu từ Excel vào SAP Business One, có kiểm tra kỹ trước khi ghi. Ứng dụng chạy trong trình duyệt nhưng cài trên máy tính hoặc máy chủ của công ty bạn.
Ai dùng, dùng để làm gì
| Bạn là | Thường dùng |
|---|---|
| Sale admin, mua hàng | Import Marketing Document, Import theo chứng từ gốc |
| Kho | Phiếu xuất / nhập kho trong Import Marketing Document, Import MKT Doc theo lô / serial |
| Kế toán | Phiếu thu / chi, Thu / chi theo hóa đơn, Bút toán |
| Người chuẩn bị dữ liệu go-live, key user | Đối tác, Mặt hàng, Cost Centers |
| Quản trị SAP | UDFSAP, Import UDF, Import UDO / UDT Data |
Các màn trong menu
Menu bên trái của ứng dụng chia theo nhóm. Mỗi dòng dưới đây có trang hướng dẫn riêng.
| Nhóm menu | Màn | Làm gì | Gói |
|---|---|---|---|
| Import hệ thống | UDFSAP | Thêm / sửa / xóa UDF, tạo bảng UDT cho nhiều công ty cùng lúc | Ultra |
| Import UDF | Tạo UDF hàng loạt từ Excel | Ultra | |
| Import user define | Import UDO / UDT Data | Nạp dữ liệu vào UDO và bảng UDT | Ultra |
| Import marketing document | Import Marketing Document | Chứng từ bán / mua và phiếu xuất / nhập kho từ Excel | Basic |
| Import theo chứng từ gốc | Tạo hàng loạt từ chứng từ còn mở | Pro | |
| Import MKT Doc theo lô / serial | Chứng từ có lô / serial, vị trí kho | Pro | |
| Import kế toán | Import phiếu thu / phiếu chi | Phiếu theo đối tác hoặc theo tài khoản | Basic |
| Import phiếu thu / chi theo hóa đơn | Phiếu cấn trừ chứng từ còn nợ | Pro | |
| Import bút toán | Journal Entry, Journal Voucher | Basic | |
| Import master data | Import đối tác (Business Partners) | Thêm / sửa khách hàng, nhà cung cấp, lead | Basic |
| Import mặt hàng (Items) | Thêm / sửa mặt hàng và giá | Basic | |
| Import Cost Centers | Thêm / sửa cost center | Basic | |
| Setting | Kết nối công ty SAP | Khai cách kết nối tới từng công ty SAP | Mọi gói |
| Máy chủ database | Tài khoản đọc database SAP, kiểm tra đọc dữ liệu | Mọi gói | |
| License | Xem gói, hạn dùng; kiểm tra, gia hạn, đổi máy | Mọi gói |
Màn không có trong gói của bạn vẫn hiện trong menu kèm nhãn gói; mở ra sẽ thấy trang giải thích gói nào có màn đó.
Ứng dụng làm việc thế nào
Hầu hết các màn import đi theo cùng một cách, gọi là luồng 4 bước:
- Chọn việcCông ty SAP, loại chứng từ hoặc dữ liệu, việc cần làm.
- Lấy fileFile mẫu theo cột của công ty bạn, hoặc dữ liệu đang có trong SAP để sửa.
- Tải file lên và kiểm traỨng dụng đọc file, so với SAP, chỉ ra từng ô sai.
- Xác nhận và ghiGhi vào SAP chạy nền, có tiến độ và file kết quả.
File Excel dùng tên cột đúng như cửa sổ SAP hiển thị, có danh sách chọn "mã – tên", sheet hướng dẫn và ví dụ. Xem Làm việc với file Excel.
Bản cá nhân và bản dùng chung
Cùng một bộ cài; license quyết định bạn dùng bản nào.
| Bản cá nhân | Bản dùng chung | |
|---|---|---|
| Ai dùng | Một người, trên máy của mình | Nhiều người trong công ty, qua trình duyệt |
| Cài ở đâu | Máy Windows của người dùng: giải nén file zip, mở bằng cửa sổ Verimport | Máy chủ Windows có IIS, do IT cài |
| Đăng nhập | Tài khoản SAP của bạn, hoặc dùng SAP Business One đang mở trên máy | Mỗi người đăng nhập bằng tài khoản SAP của mình |
| Ghi vào SAP qua | Service Layer hoặc DI API | Chỉ Service Layer |
| Setting, License | Người dùng tự khai | Chỉ superuser SAP, hoặc IT ngay trên máy chủ |
| Hướng dẫn cài | Cài bản cá nhân | Cài bản dùng chung (IIS) |
Cần có gì
- Máy Windows (bản cá nhân) hoặc máy chủ Windows có IIS (bản dùng chung).
- SAP Business One trên SQL Server hoặc SAP HANA, với ít nhất một cách kết nối:
- Service Layer của SAP: dùng được cho cả hai bản.
- DI API (cài cùng SAP Business One client, 64-bit, cùng phiên bản SAP): chỉ bản cá nhân.
- Tài khoản SAP Business One có quyền với dữ liệu bạn định import.
- Nên có: một tài khoản chỉ đọc vào database SAP (do IT cấp) để đọc nhanh hơn. Xem Máy chủ database.
- Máy chạy ứng dụng ra được Internet (HTTPS) để kích hoạt và kiểm tra license, có thể qua proxy công ty. Máy chủ của bản dùng chung không ra được Internet thì kích hoạt bằng file.
Mỗi công ty SAP một khác
Ứng dụng đọc cấu hình của chính công ty bạn lúc chạy: field, UDF, chiều cost center, chi nhánh, mẫu phê duyệt, đơn vị tính… Vì vậy file mẫu và các kiểm tra có thể khác giữa hai công ty. Hãy dùng thử trên công ty test của bạn trước khi mua và trước khi ghi vào công ty thật.
Dữ liệu của bạn đi đâu
- Ứng dụng chạy trên máy hoặc máy chủ của bạn và kết nối thẳng tới SAP trong mạng công ty. Dữ liệu SAP, file Excel, kết quả import ở lại trên máy đó.
- Mật khẩu kết nối được mã hóa và lưu trên máy chạy ứng dụng. Mật khẩu SAP lúc đăng nhập chỉ giữ trong phiên làm việc.
- Máy chủ license chỉ nhận thông tin cần cho license: mã license, mã nhận diện máy đã băm, tên máy, cách chạy, phiên bản Verimport và Windows, số công ty đã đăng nhập trong 30 ngày (chỉ con số; bản dùng chung thêm số user SAP được tính). Không nhận user / mật khẩu SAP, tên hay dữ liệu công ty SAP, file Excel, chứng từ. Màn License có mục giải thích đầy đủ.
- Ứng dụng không tự gửi báo lỗi. Khi cần hỗ trợ, bạn tự chọn gửi gì.